Préparer mon départ

Avertir votre manager et la DRH* est une démarche incontournable. Il peut être utile de prendre le temps aussi d’informer de votre futur départ votre équipe, les personnes avec qui vous avez eu l’occasion d’échanger ou travailler ainsi que vos contacts réguliers (usagers, prestataires externes, …), et de leur communiquer, si vous le connaissez déjà, le nom de la personne qui reprendra contact avec eux, ou le nom de votre manager.

* Votre courrier, sous couvert hiérarchique, est à adresser à drhdemande@yvelines.fr. Votre Chargée RH se rapprochera de votre manager pour valider la date de votre départ du Département.

Dans la fonction publique, le paiement des congés ou RTT n’est pas possible. Aussi, pour vous assurer d’en bénéficier, n’oubliez pas de consommer l’intégralité de vos jours restants avant votre départ. Si vous disposez d’un CET, vous devez le consommer avant votre départ ou le transférer à votre collectivité d’accueil.
Si vous ne souhaitez pas les poser dans leur totalité, sachez que, pour éviter qu’ils soient perdus, vous pouvez, avant votre départ, en faire don. Ils pourront alors être redistribués à un autre collaborateur « parent d’un enfant gravement malade ou aidant un proche en perte d’autonomie ». Cette démarche, anonyme et sans contrepartie, se fait en ligne via l’outil « calculette » en cliquant sur l’icône « Don de jours« .

Vous devez saisir, dans l’outil Notilus, vos demandes de remboursement de vos derniers frais professionnels engagés et déclarer vos heures supplémentaires dans l’outil dédié.
Attention, après votre départ effectif, vous n’aurez plus la possibilité d’accéder à ces outils.

Une mutuelle est indispensable pour se couvrir contre les aléas de santé. Il est donc essentiel de vous préoccuper, en amont de votre départ, de ce sujet.
La mutuelle mise en place au sein du Département des Yvelines n’étant pas obligatoire, vous devez informer le prestataire VIASANTÉ de votre départ du Département. La résiliation est effective au dernier jour du mois au cours duquel vous avez perdu la qualité de collaborateur du Département.

Bon à savoir : vous avez la possibilité de maintenir votre adhésion et de bénéficier des mêmes conditions tarifaires et garanties souscrites par le Département mais sans la participation de l’employeur.
Comment procéder pour la conserver ? Contactez Territoria Mutuelle au 09 69 39 34 01 ou par mail à normandie@territoria-mutuelle.fr et préciser votre qualité de collaborateur du Département des Yvelines bénéficiant du contrat groupe n° VS1804.
VIASANTÉ vous transmettra un bulletin d’adhésion que vous devrez compléter en cochant le motif « Autre situation PORTABILITE », (il ne sera pas nécessaire de retourner le formulaire SEPA et votre RIB). Une fois renseigné, retournez-le à VIASANTÉ par mail à l’adresse accueil.collectivites@viasante.fr ou par courrier à VIASANTÉ Mutuelle – TSA 30028 – 69653 VILLEFRANCHE CEDEX.

A la date effective de votre départ, vous ne pourrez plus bénéficier de la prévoyance au sein de notre collectivité et vous ne percevrez plus la participation financière du Département. 

Bon à savoir :

• Seuls les collaborateurs ayant quitté la collectivité au titre d’une mutation ou d’un détachement peuvent solliciter, s’ils le souhaitent, la portabilité de leur contrat. Comment la demander ? Contactez RELYENS SPS (gestionnaire du contrat prévoyance) pour en bénéficier qui vous demandera de leur fournir :
  – un courrier de demande de mise en place de la portabilité,
  – votre arrêté de mutation ou de détachement,
  – le mandat SEPA complété et signé,
  – votre RIB pour le prélèvement des cotisations,
  – un bulletin de salaire de votre collectivité d’accueil ou une simulation de bulletin de salaire (à temps complet).

• Si vous quittez la collectivité au titre d’un congé parental ou d’une disponibilité, sachez que votre contrat sera suspendu et vous ne toucherez plus la participation financière du Département, le temps de votre absence. A votre demande, celui-ci pourra de nouveau être effectif à compter de votre réintégration au sein du Département des Yvelines. Pour cela, vous devrez en informer RELYENS SPS en leur transmettant soit votre arrêté de réintégration, soit une attestation que vous pouvez solliciter auprès de la Mission relation clients RH à l’adresse mail suivante : drhdemande@yvelines.fr.

Pour plus de renseignements, rapprochez-vous de votre gestionnaire de prestations par téléphone (n’oubliez pas de préciser votre qualité de collaborateur du Département des Yvelines bénéficiant d’un contrat groupe garantie « prévoyance », HARMONIE MUTUELLE/RELYENS SPS) au 02 48 48 20 90 (du lundi au vendredi, de 8h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h30).

Il peut être opportun de prendre un temps d’échange avec les personnes avec qui vous avez travaillé, pour faire le point. L’objectif serait de faire en sorte de transmettre votre expertise et vos connaissances accumulées et de remonter les points d’attention non résolus que vous avez identifiés, afin de permettre aux personnes concernées de se les approprier et de préparer leur prise en charge, et d’assurer une bonne continuité de service auprès de nos usagers.

Vous avez la possibilité de solliciter un entretien avec votre référent RH pour échanger sur les raisons de votre départ, faire un bilan sur votre expérience au sein du Département, et partager votre point de vue concernant les points forts et les axes d’amélioration de votre poste.
Les données récoltées à l’issue de l’entretien sont confidentielles. Elles permettront à l’équipe RH de capitaliser sur vos retours pour entre autres améliorer l’environnement de travail. N’hésitez pas à être objectif et franc.

Il ne vous est pas permis de conserver, après votre départ, de documents internes au Département (à plus forte raison s’ils contiennent des données sensibles : informations à caractère personnel, indicateurs, …).
En revanche, l’ensemble des documents qui concernent votre situation personnelle, comme votre fiche de paie (voir paragraphe « Je vérifie l’identifiant de mon coffre-fort numérique mis à disposition par le Département » ci-dessous), les comptes rendus de vos entretiens professionnels, etc., sont votre propriété. Nous vous invitons donc à penser à les récupérer avant d’avoir restitué votre matériel informatique !

Si vous ne l’avez pas déjà fait, nous vous invitons à modifier votre identifiant pour conserver l’utilisation de votre coffre-fort numérique eDocPerso, en indiquant votre adresse mail personnelle. A défaut, vous ne pourrez plus y accéder avec votre messagerie professionnelle qui ne sera plus valide.
Pour ce faire, rendez-vous dans les paramètres de votre profil, cliquez sur « Vos informations », modifiez votre adresse mail et cliquez sur « Enregistrer ».

Il est important de savoir que l’ensemble des documents que vous aurez établis dans le cadre de votre activité au sein du Département peuvent être considérés comme des documents d’archives. Cela peut concerner tout type de document : dossier de traitement papier ou numérique dans le serveur, courrier administratif, facture, bon de commande, messagerie, etc.
A ce titre, afin d’assurer la continuité de votre activité, nous vous invitons à mettre l’ensemble des documents en votre possession à la disposition de votre direction, pour lui permettre d’en faire usage.
Si le besoin de les détruire est avéré, il est nécessaire d’en avertir la Direction des Archives Départementales (DAD) qui vous fournira les bordereaux d’autorisation d’élimination d’archives à faire viser. L’adresse mail à contacter est la suivante : archives@yvelines.fr.

Attention : les documents et données du Département étant des archives publiques, imprescriptibles, vous ne devez en aucun cas les détruire sans visa et quitter la collectivité en emportant avec vous des documents ou des informations qui relèvent de votre activité professionnelle (à plus forte raison si elles contiennent des données personnelles sur les usagers du Département).

Le matériel informatique et téléphonique (ordinateur, téléphone, chargeurs, souris, casque, clavier, …) ou professionnel (véhicule, badge, clés d’accès, équipements de protection, …) vous a été remis, à votre arrivée, dans l’intérêt du service. Pour la même raison, il doit être restitué au moment de votre départ.

Concernant le matériel informatique et téléphonique, il vous est possible de transmettre l’information de votre départ via l’application « Mon portail DSI » en précisant votre date de départ, le matériel professionnel que vous remettez, et votre numéro de bureau.
Si vous posez des congés avant votre départ effectif du Département, vous pouvez remettre votre matériel au kiosque DSI ou le laisser à votre manager lors de votre dernier jour de travail. Si vous n’avez pu le faire, il vous faudra le rapporter au sein du Département dans les plus brefs délais.

Si un véhicule vous a été confié, vous devrez le ramener au parking de votre site et rendre les clés auprès du service Sécurité. Pour toute question, vous pouvez contacter l’équipe du Parc automobile de la Direction des Moyens Généraux (DMG), via l’adresse mail suivante : parcautomobile@yvelines.fr.

Lors de votre dernier jour de présence au Département, pensez à passer au service Sécurité de votre bâtiment de travail pour restituer votre badge professionnel et, si vous en disposez, vos outils d’accès aux bâtiments (clés, …).

Si vous possédez une carte de restauration collective EGIS, vous devez la retourner, par courrier, à la Direction des Ressources Humaines, 2 place André Mignot, 78000 Versailles.

Votre carte Bimpli cessera d’être alimentée au moment de votre départ. Toutefois vous pourrez continuer à l’utiliser jusqu’à épuisement du solde et ce jusqu’au 28 février de l’année suivante.
Une fois votre solde utilisé, vous pouvez la retourner à : Département des Yvelines, Direction des Ressources Humaines, 2 place André Mignot, 78000 Versailles, ou la détruire.
Pour toutes questions, contactez Bimpli au 09 72 72 72 09 ou vos correspondants RH : drh-avantages-prestations@yvelines.fr.

Vous pouvez continuer à bénéficier des prestations du CNAS (www.cnas.fr) jusqu’à la fin de l’année civile de votre départ. Profitez-en !

Vous avez participé à une session de shooting photo lors de votre expérience au Département des Yvelines ? Nous espérons que ce « bain de lumière » a été, pour vous, une expérience positive et agréable. Ce portrait photo, en format numérique, est le vôtre, et nous serions ravis que vous continuiez à l’utiliser pour votre profil sur votre future messagerie Outlook, et sur les différents réseaux sociaux comme LinkedIn.

Si vous souhaitez maintenir un lien professionnel avec vos anciens collègues ou continuer à suivre les actualités de votre futur ancien employeur, rendez-vous sur le réseau professionnel LinkedIn !