Préparer mon départ

Avertir votre manager et la DRH* est une démarche incontournable. Il peut être utile de prendre le temps aussi d’informer de votre futur départ votre équipe, les personnes avec qui vous avez eu l’occasion d’échanger ou travailler ainsi que vos contacts réguliers (usagers, prestataires externes, …), et de leur communiquer, si vous le connaissez déjà, le nom de la personne qui reprendra contact avec eux, ou le nom de votre manager.

* Votre courrier, sous couvert hiérarchique, est à adresser via Mon Portail RH. Votre Chargé RH se rapprochera de votre manager pour valider la date de votre départ du Département.

Dans la fonction publique, le paiement des congés ou RTT n’est pas possible. Aussi, pour vous assurer d’en bénéficier, n’oubliez pas de consommer l’intégralité de vos jours restants avant votre départ. Si vous disposez d’un CET, vous devez le consommer avant votre départ ou le transférer à votre collectivité d’accueil.
Si vous ne souhaitez pas les poser dans leur totalité, sachez que, pour éviter qu’ils soient perdus, vous pouvez, avant votre départ, en faire don. Ils pourront alors être redistribués à un autre collaborateur « parent d’un enfant gravement malade ou aidant un proche en perte d’autonomie ». Cette démarche, anonyme et sans contrepartie, se fait en ligne via l’outil « calculette » en cliquant sur l’icône « Don de jours ».

Vous devez saisir, dans l’outil Y’Déplacements, vos demandes de remboursement de vos derniers frais professionnels engagés et déclarer vos heures supplémentaires dans l’outil dédié.
Attention, après votre départ effectif, vous n’aurez plus la possibilité d’accéder à ces outils.

La résiliation de votre contrat sera effective au dernier jour du mois au cours duquel vous perdez la qualité de collaborateur du Département.

• En cas de mobilité vers une autre collectivité, vous avez la possibilité de maintenir votre adhésion et de bénéficier des mêmes conditions tarifaires et garanties souscrites par le Département, mais sans la participation de l’employeur. La cotisation sera entièrement à votre charge. Pour ce faire, vous devez compléter le bulletin modificatif en cochant la case « mobilité », accompagné du mandat de prélèvement SEPA et les pièces demandées à retourner par courrier à Harmonie Mutuelle – TSA 90130 – 37049 TOURS Cedex 1 ou via Mon Portail RH.
• En cas de départ à la retraite, la DRH procèdera à la résiliation de votre contrat. Vous aurez la possibilité de maintenir votre adhésion et de bénéficier des mêmes garanties souscrites par le Département. Pour ce faire, vous devez compléter le bulletin d’adhésion en cochant la case « retraité », accompagné du mandat de prélèvement SEPA, à retourner avec les pièces demandées à Harmonie Mutuelle – TSA 90130 – 37049 TOURS Cedex 1 ou via Mon Portail RH.
• . Vous pouvez également attendre qu’Harmonie Mutuelle vous contacte pour vous proposer un contrat individuel. Vous pouvez consulter les montants de cotisation pour les retraités dans la grille tarifaire.

Bon à savoir : les périodes de congés non rémunérés (congés pour convenance personnelle, congé parental d’éducation, congé sans solde, disponibilité sans solde, etc.) entraînent la suspension de la cotisation et de la participation de l’employeur à la mutuelle santé. Votre contrat sera résilié automatiquement par la DRH. Si vous souhaitez maintenir votre couverture pendant cette période, vous avez la possibilité de bénéficier des mêmes conditions tarifaires et garanties souscrites par le Département, à condition d’en faire la demande dans un délai de trois mois suivant la fin de votre activité. Pour ce faire, vous devez compléter le bulletin d’adhésion en cochant la case « suspension du contrat de travail », accompagné du mandat de prélèvement SEPA, à retourner avec les pièces demandées à Harmonie Mutuelle – TSA 90130 – 37049 TOURS Cedex 1 ou via Mon Portail RH.

. La cotisation sera à votre charge, sans participation de l’employeur. A votre retour, vous avez la possibilité de réactiver votre contrat et votre participation employeur en complétant de nouveau le bulletin de modification, en cochant la case « autre modification » et en précisant « réintégration dans la collectivité en tant qu’agent actif » puis en le retournant via Mon Portail RH accompagnés des pièces demandées.

A la date effective de votre départ, en position de non-activité, vous ne pourrez plus bénéficier de la prévoyance au sein de notre collectivité et vous ne percevrez plus la participation financière du Département. Votre contrat sera résilié automatiquement.

Bon à savoir :

• Seuls les collaborateurs ayant quitté la collectivité au titre d’une mutation ou d’un détachement peuvent solliciter, s’ils le souhaitent, la portabilité de leur contrat. Comment la demander ? Transmettez le bulletin d’adhésion papier à la DRH , cochez « demande de portabilité » dédié à la MNT en cochant « Demande de portabilité » accompagné des pièces justificatives suivantes :
  – un courrier de demande de mise en place de la portabilité,
  – votre arrêté de mutation ou de détachement (la DRH),
  – le mandat de prélèvement SEPA complété et signé,
  – votre RIB pour le prélèvement des cotisations,
  – un bulletin de paie de votre collectivité d’accueil ou une simulation de bulletin de paie (à temps complet) à envoyer via Mon Portail RH.

• Si vous quittez la collectivité au titre d’un congé parental d’éducation ou d’une disponibilité, sachez que votre contrat sera suspendu et vous ne toucherez plus la participation financière du Département, le temps de votre absence. A votre demande, en complétant un bulletin d’adhésion, celui-ci pourra de nouveau être effectif à compter de votre réintégration au sein du Département des Yvelines. Pour cela, vous devrez en informer la DRH qui transmettra à la MNT soit votre arrêté de réintégration, soit une attestation que vous pouvez demander auprès de l’équipe du service Orientation RH à via Mon Portail RH.

Il peut être opportun de prendre un temps d’échange avec les personnes avec qui vous avez travaillé, pour faire le point. L’objectif serait de faire en sorte de transmettre votre expertise et vos connaissances accumulées et de remonter les points d’attention non résolus que vous avez identifiés, afin de permettre aux personnes concernées de se les approprier et de préparer leur prise en charge, et d’assurer une bonne continuité de service auprès de nos usagers.

Vous avez la possibilité de solliciter un entretien avec votre référent RH pour échanger sur les raisons de votre départ, faire un bilan sur votre expérience au sein du Département, et partager votre point de vue concernant les points forts et les axes d’amélioration de votre poste.
Les données récoltées à l’issue de l’entretien sont confidentielles. Elles permettront à l’équipe RH de capitaliser sur vos retours pour entre autres améliorer l’environnement de travail. N’hésitez pas à être objectif et franc.

Vous pouvez également partager votre point de vue sur votre expérience professionnelle au Département des Yvelines en déposant un avis sur Glassdoor et Indeed.

Il ne vous est pas permis de conserver, après votre départ, de documents internes au Département (à plus forte raison s’ils contiennent des données sensibles : informations à caractère personnel, indicateurs, …).
En revanche, l’ensemble des documents qui concernent votre situation personnelle, comme votre fiche de paie (voir paragraphe « Je vérifie l’identifiant de mon coffre-fort numérique mis à disposition par le Département » ci-dessous), les comptes rendus de vos entretiens professionnels, etc., sont votre propriété. Nous vous invitons donc à penser à les récupérer avant d’avoir restitué votre matériel informatique !

Si vous ne l’avez pas déjà fait, nous vous invitons à modifier votre identifiant pour conserver l’utilisation de votre coffre-fort numérique eDocPerso, en indiquant votre adresse mail personnelle. A défaut, vous ne pourrez plus y accéder avec votre messagerie professionnelle qui ne sera plus valide.
Pour ce faire, rendez-vous dans les paramètres de votre profil, cliquez sur « Vos informations », modifiez votre adresse mail et cliquez sur « Enregistrer ».

Il est important de savoir que l’ensemble des documents que vous aurez établis dans le cadre de votre activité au sein du Département peuvent être considérés comme des documents d’archives. Cela peut concerner tout type de document : dossier de traitement papier ou numérique dans le serveur, courrier administratif, facture, bon de commande, messagerie, etc.
A ce titre, afin d’assurer la continuité de votre activité, nous vous invitons à mettre l’ensemble des documents en votre possession à la disposition de votre direction, pour lui permettre d’en faire usage.
Si le besoin de les détruire est avéré, il est nécessaire d’en avertir la Direction des Archives Départementales (DAD) qui vous fournira les bordereaux d’autorisation d’élimination d’archives à faire viser. L’adresse mail à contacter est la suivante : archives@yvelines.fr.

Attention : les documents et données du Département étant des archives publiques, imprescriptibles, vous ne devez en aucun cas les détruire sans visa et quitter la collectivité en emportant avec vous des documents ou des informations qui relèvent de votre activité professionnelle (à plus forte raison si elles contiennent des données personnelles sur les usagers du Département).

Le matériel informatique et téléphonique (ordinateur, téléphone, chargeurs, souris, casque, clavier, …) ou professionnel (véhicule, badge, clés d’accès, équipements de protection, …) vous a été remis, à votre arrivée, dans l’intérêt du service. Pour la même raison, il doit être restitué au moment de votre départ.

Concernant le matériel informatique et téléphonique, il vous est possible de transmettre l’information de votre départ via l’application « Mon portail DSI » en précisant votre date de départ, le matériel professionnel que vous remettez, et votre numéro de bureau.
Si vous posez des congés avant votre départ effectif du Département, vous pouvez remettre votre matériel au kiosque DSI ou le laisser à votre manager lors de votre dernier jour de travail. Si vous n’avez pu le faire, il vous faudra le rapporter au sein du Département dans les plus brefs délais.

Si un véhicule vous a été confié, vous devrez le ramener au parking de votre site et rendre les clés auprès du service Sécurité. Pour toute question, vous pouvez contacter l’équipe du Parc automobile de la Direction des Moyens Généraux (DMG), via l’adresse mail suivante : parcautomobile@yvelines.fr.

Lors de votre dernier jour de présence au Département, pensez à passer au service Sécurité de votre bâtiment de travail pour restituer votre badge professionnel et, si vous en disposez, vos outils d’accès aux bâtiments (clés, …).

Si vous possédez une carte de restauration collective EGIS, vous devez la retourner, par courrier, à la Direction des Ressources Humaines, 2 place André Mignot, 78000 Versailles.

Votre carte Swile cessera d’être alimentée au moment de votre départ. Toutefois vous pourrez continuer à l’utiliser jusqu’à épuisement du solde et ce jusqu’au 28 février de l’année suivante.
Une fois votre solde utilisé, vous pouvez la retourner à : Département des Yvelines, Direction des Ressources Humaines, 2 place André Mignot, 78000 Versailles, ou la détruire.
Pour toutes questions, contactez vos correspondants RH via Mon Portail RH.

Vous pouvez continuer à bénéficier des prestations du CNAS (www.cnas.fr) jusqu’à la fin de l’année civile de votre départ. Profitez-en !

Si vous souhaitez maintenir un lien professionnel avec vos anciens collègues ou continuer à suivre les actualités de votre futur ancien employeur, rendez-vous sur le réseau professionnel LinkedIn !