Trier, ranger et supprimer les fichiers et les mails permet de libérer de l’espace et de gagner en performance ! Cela permet également de faire des économies d’énergie : nos données sont stockées dans des datas center fonctionnant 24h/24 et 7j/7, dont 40 % de la consommation d’énergie est utilisée… uniquement pour les refroidir.

Vous aussi, agissez en nettoyant votre poste de travail, le serveur (I:) et votre boîte mail : un bilan global de ce « coup de balai numérique » sera réalisé par la DSI, pour estimer le volume de données « nettoyées » pendant cette semaine. En 2022, l’opération a permis d’économiser l’équivalent de 16 tonnes de CO2 !

Bon à savoir : les données numériques et les mails produits dans le cadre de vos missions sont des archives publiques au sens du Code du patrimoine, et certains échanges peuvent avoir une valeur historique pour le Département.

Comment participer ?

1. Programmez-vous un temps de nettoyage numérique la semaine du 13 mars.
2. Sur votre poste de travail, faites le ménage ! Otez les documents de travail qui s’y trouvent, stockez-les sur le serveur (I:), et videz la corbeille. Vous pouvez également vider votre dossier « Téléchargements ».
3. Sur le serveur (I:), supprimez les anciennes versions des documents (après avoir vérifié qu’ils ne contiennent rien d’important…) et ne conservez que la version finale.
Bon à savoir : le serveur (I:) est un outil de travail, il n’est pas prévu pour stocker des documents personnels. Si vous en avez déposé, profitez de l’opération « nettoyage numérique » pour les stocker sur un autre support, et les supprimer du serveur (I:).
4. Dans votre boîte mail, supprimez certains mails (liste ci-dessous) et videz la corbeille.

Exemples de mails pouvant être supprimés :

Boîte de réception

• Mail de validation ou de refus de réunion Outlook.
• Mail générique d’information : interruption d’une application, actualités du Département, …
• Mail reçu dans le cadre d’un abonnement à une liste de diffusion.
• Mail promotionnel.
• Mail provenant des réseaux sociaux (LinkedIn).
• Notification Teams.
• Mail « Mailinblack ».
• Accusé de réception d’une information (de type « vu », « bien reçu », « merci »).
• Mail automatique provenant d’applications (SisMarchés, Grand Angle, Iparapheur, congés, réservation de véhicules, etc.).

Eléments envoyés 

• Mail de validation ou de refus de réunion Outlook
• Accusé de réception d’une information (de type « vu », « bien reçu », « merci »).
• Invitation à une réunion Outlook.

Brouillons jamais envoyés
Mails concernant votre vie privée

Pour vous aider, retrouvez en vidéo les bonnes pratiques proposées par la DSI :

• Supprimer et trier les fichiers sur PC et sur le serveur I:/
• Supprimer les mails inutiles
• Supprimer les mails volumineux
• Vider la corbeille (Outlook)

Une question ou des doutes sur les consignes d’archivage ?
Consultez le site des Archives Départementales, ou contactez le référent RGPD / archivage de votre direction.