Mes déplacements
Qui dit déplacement professionnel, dit ordre de mission !
Lorsque vous partez en déplacement professionnel, vous devez avoir en votre possession un ordre de mission ponctuel ou permanent, validé par votre manager.
Ce document est obligatoire pour vous assurer une protection et également pour déclencher le remboursement de vos frais professionnels.
Votre outil de référence
Pour créer votre ordre de mission, vous devez vous connecter à l’outil de gestion dédié :
– Notilus.
Pour vous aider, suivez le guide pas à pas :
– Comment établir un ordre de mission ponctuel ?
– Comment saisir un ordre de mission permanent ?
– En tant que manager, comment valider un ordre de mission d’un collaborateur ?
A noter : l’utilisation d’un véhicule de service est à prioriser de manière systématique pour tout déplacement. Si toutefois, vous devez utiliser votre véhicule personnel pour les besoins du service, n’oubliez pas de le déclarer en amont de la saisie de votre ordre de mission permanent :
– Comment déclarer mon véhicule personnel ?
– En tant que manager, comment valider le véhicule personnel d’un collaborateur ?
Pour en savoir plus
– Le guide des frais de déplacements professionnels.
Une question ?
Envoyez votre demande à l’adresse mail dédiée :
fraisdedeplacement@yvelines.fr
Une flotte automobile aux couleurs du Département
Le Département des Yvelines dispose d’un parc automobile pour vous, collaborateurs, afin d’effectuer vos déplacements professionnels.
Vous avez ainsi la possibilité de réserver un véhicule de service avec motorisation essence, électrique ou hybride.
L’usage d’un véhicule professionnel est à prioriser lors de vos déplacements.
Vos outils de référence
Deux applications sont dédiées à la réservation d’un véhicule de service :
– GIR : pour en savoir plus sur l’utilisation de l’outil, regardez le tutoriel en vidéo.
– Résa Ressources (consultez le guide utilisateur de l’outil Résa Ressources – en cours de mise à jour).
1. Complétez les informations de votre permis de conduire dans l’outil Résa Ressources et validez le règlement d’utilisation.
2. Créez votre ordre de mission permanent ou ponctuel (si ce n’est déjà fait), et déclarez le mode de transport « véhicule administratif » dans l’outil Notilus.
Pour vous aider, reportez-vous aux guides « Comment créer mon ordre de mission ? plus haut dans cette page.
3. Réservez votre véhicule de service :
– Pour les sites du Département équipés d’une armoire à clés : la réservation du véhicule de service s’effectue dans l’application GIR.
– Pour les autres sites du Département, la réservation du véhicule s’effectue dans Résa Ressources.
4. Récupérez le véhicule réservé.
Il est important de rendre le véhicule au même endroit et dans le même état qu’au moment de sa récupération.
Signalez toute anomalie aux gestionnaires du parc automobile (parcautomobile@yvelines.fr).
Vous n’avez pas pu réserver un véhicule de service pour votre déplacement ?
Informez-en la Direction des Moyens Généraux (DMG) :
- téléchargez ce formulaire ;
- une fois renseigné, adressez-le à l’adresse mail suivante : parcautomobile@yvelines.fr.
Une question ?
Contactez les équipes du parc automobile de la Direction des Moyens Généraux (DMG) :
parcautomobile@yvelines.fr
1. Visionnez le tutoriel vidéo « Comment utiliser les Renault Zoé ? »
2. Inscrivez-vous aux prochains ateliers de « prise en main d’une Zoé » en cliquant ici.
3. Vous pouvez aussi contacter les équipes du Parc automobile de la Direction des Moyens Généraux (DMG) pour bénéficier d’une prise en main personnalisée :
parcautomobile@yvelines.fr.
Avec la Zoé électrique du Département, roulez systématiquement en position « B » et mode éco en ville. Et pour encore mieux maîtriser la conduite qui vous fait économiser de l’énergie, consultez le tuto vidéo :
Des places de parking "visiteurs" à votre disposition
Vous vous rendez sur un site du Département en voiture ? Préparez votre venue, réservez en amont votre place de parking dite « visiteur ».
Ces places dédiées et limitées, accessibles à vous, collaborateurs du Département, ou à certains partenaires, peuvent être utilisées pour un motif professionnel (réunions, formations, …).
Votre outil de référence
L’outil de réservation des places de parking est Sharvy.
Vous vous rendez sur le site Alpha à Guyancourt :
– cliquez ici pour réserver votre place dite « visiteur ».
Vous vous rendez sur le site Mignot à Versailles :
– cliquez ici pour réserver votre place dite « visiteur ».
Retrouvez toutes les informations pratiques sur l’intranet :
Comment accéder aux parkings Mignot et Alpha ?.
Pour les autres sites du Département, renseignez-vous auprès du Service sécurité du site concerné ou de la personne qui vous accueillera.
Le saviez-vous ?
Si vous travaillez sur les sites Alpha ou Mignot, vous pouvez réserver une place de parking pour votre véhicule personnel sous certaines conditions.
A retrouver ici !
Une question ?
Contactez les équipes du parc automobile de la Direction des Moyens Généraux (DMG) :
parcautomobile@yvelines.fr
Des espaces adaptés à vos réunions
Trouvez, en quelques clics, la salle de réunion adaptée à vos besoins (lieu, capacité, vidéoconférence, pieuvre téléphonique, connectivité au réseau, etc.) grâce à l’outil de réservation « GoodMeeting », depuis votre messagerie Outlook ou depuis l’écran tactile situé à l’entrée des salles de réunion.
Votre outil de référence
L’outil pour réserver une salle de réunion est intégré dans votre messagerie Outlook : GoodMeeting.
Pour réserver une salle de réunion, consultez :
– la fiche utilisateur proposée par la DSI.
Pour accéder à la salle de réunion réservée : saisissez votre code de réservation (indiqué dans le corps du rendez-vous) sur la tablette tactile disposée devant la salle réservée. Pour vous aider :
– le tutoriel en vidéo.
Pour réserver instantanément depuis la tablette tactile sur place, consultez :
– le tutoriel en vidéo.
Une question ?
Adressez votre demande via Mon portail DSI ou contactez la hotline DSI au 01 39 07 88 88, du lundi au vendredi de 8h45 à 12h30 – de 13h30 à 17h30 (lundi et vendredi : 16h30).
Le remboursement de mes frais de déplacements professionnels
Lors de vos déplacements professionnels, vous pouvez être amené à engager différents frais : restauration, titre de transport en commun, …
Comment vous les faire rembourser ? L’outil de gestion Notilus vous permet de saisir vos notes de frais, afin d’être remboursé par la paierie départementale.
L’outil de gestion des frais de déplacements professionnels
- Pour vous connecter à l’outil de gestion des frais de déplacements professionnels « Notilus », cliquez ici.
Le guide « Frais de déplacement des collaborateurs du Département »
- Ce guide vous informe des règles relatives aux frais de déplacements professionnels au sein du Département. Pour le consulter, cliquez ici.
Les guides d’utilisation Notilus
- Saisir une note de frais (en cours de mise à jour).
– Mon déplacement peut-il faire l’objet d’indemnités kilométriques ?
– Saisir une prestation repas
– Saisir un titre de transport en commun.
– En tant que manager, valider une note de frais d’un collaborateur. - La dématérialisation des frais de mission.
L’outil cartographique « Notilus-frais kilométriques »
- Pour accéder à l’outil, cliquez ici.
Votre guide « Utiliser l’outil cartographique« .
Le saviez-vous ?
Vous ne devez en aucun cas avancer de frais pour l’achat de billets de train « grandes lignes » ou pour un hébergement. Votre demande doit être adressée :
– au référent « voyage » de votre direction (en cours de mise à jour),
– ou à la Direction des Moyens Généraux.
Une question ?
Consultez les réponses aux questions qui nous ont été le plus fréquemment posées en cliquant ici ou contactez votre correspondant DRH à l’adresse mail dédiée : fraisdedeplacement@yvelines.fr.
